1. Відділ документообігу та контролю (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату Сумської обласної державної адміністрації, що утворюється головою Сумської обласної державної адміністрації, підпорядковується заступнику голови-керівнику апарату Сумської обласної державної адміністрації.
Структура, чисельність працівників та штатний розпис відділу встановлюється головою Сумської обласної державної адміністрації.
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами з питань роботи з документами, Типовим положенням про структурний підрозділ з контролю апарату місцевої державної адміністрації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21.08.2008 № 1290, актами державних архівних органів, чинними Регламентом, Інструкцією з діловодства та Положенням про апарат Сумської обласної державної адміністрації, наказами заступника голови-керівника апарату Сумської обласної державної адміністрації, вимогами ДСТУ ISO 9001:2009, цим Положенням.
3. Відділ проводить свою діяльність на основі планів роботи Сумської обласної державної адміністрації та квартальних і місячних планів відділу, що затверджуються заступником голови-керівником апарату Сумської обласної державної адміністрації. Діяльність працівників відділу здійснюється на основі  тижневих індивідуальних планів роботи.
4. Основними завданнями відділу є:
забезпечення комп’ютерного обліку службової кореспонденції;
ведення єдиної системи діловодства в апараті Сумської обласної державної адміністрації, додержання правил документування управлінської діяльності Сумської обласної державної адміністрації;
контроль за строками проходження та аналіз стану виконання службових документів.
5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
приймає, реєструє і передає (відправляє) за призначенням вхідну (вихідну) кореспонденцію, у тому числі кореспонденцію, яка надходить за допомогою програмних засобів, кореспонденцію, яка містить конфіденційну інформацію, що є власністю держави, а також внутрішню документацію апарату Сумської обласної державної адміністрації;
забезпечує роботу з документами в системі електронного документо-обігу;
бере участь у забезпеченні впровадження та супроводження інформа-ційно-аналітичних систем діловодства в рамках створення електронного документообігу;
забезпечує разом з організаційним та іншими відділами апарату Сумської обласної державної адміністрації організаційну підготовку засідань колегії Сумської обласної державної адміністрації, нарад та інших заходів, що нею проводиться;
оформляє протоколи засідань колегії Сумської обласної державної адміністрації та нарад, що проводиться головою Сумської обласної державної адміністрації;
здійснює реєстрацію, забезпечує друкування та розмноження розпоряджень, доручень, протокольних доручень, голови Сумської обласної державної адміністрації, протоколів нарад, своєчасне доведення їх до відділів та секторів апарату, структурних підрозділів Сумської обласної державної адміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів міських рад, підприємств, установ, організацій, службових осіб;
видає копії, виписки з розпоряджень голови Сумської обласної державної адміністрації та архівні довідки;
формує та веде електронну базу виданих розпоряджень голови Сумської обласної державної адміністрації;
забезпечує контроль за строками  виконання службових документів;
готує аналітичні та інформаційні матеріали про хід виконання актів та доручень органів влади вищого рівня, розпоряджень та доручень голови Сумської обласної державної адміністрації, веде узагальнення результатів їх виконання;
систематично інформує голову Сумської обласної державної адміністрації про стан виконання документів та роботу з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів Сумської обласної ради;
здійснює поточний моніторинг виконання завдань, викладених в документах органів влади вищого рівня та розпорядчих документах голови Сумської обласної державної адміністрації, щодо відповідності прогнозованим очікуваним результатам;
здійснює перевірки стану організації діловодства і контролю за виконанням службових документів у структурних підрозділах Сумської обласної державної адміністрації, районних державних адміністраціях та органах місцевого самоврядування в порядку встановленому чинним законодавством;
вивчає роботу відповідних структурних підрозділів районних державних адміністрацій, надає їм необхідну методичну та практичну допомогу в удосконаленні форм та методів роботи з документами та здійснення контролю за їх виконанням;
готує довідкові, попереджувальні матеріали з питань діловодства та контролю за виконанням службових документів;
забезпечує впровадження культури діловодства та підвищення кваліфікації відповідальних працівників за роботу з документами в структурних підрозділах Сумської обласної державної адміністрації, районних державних адміністраціях;
здійснює редагування текстів проектів розпоряджень (доручень) та листів (інформацій) голови Сумської обласної державної адміністрації;
надає копії розпоряджень голови Сумської обласної державної адміністрації до Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України  на паперових та електронних носіях;
надає копії розпоряджень голови Сумської обласної державної адміністрації  до прокуратури області;
вносить в установленому порядку пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів, реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів Сумської обласної ради;
вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії Сумської обласної державної адміністрації питань про стан виконання документів у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, територіальних підрозділах центральних органів виконавчої влади, районних державних адміністраціях  та в органах місцевого самоврядування;
оперативно виявляє факти порушення виконавської дисципліни та готує відповідні доповідні записки та проекти розпоряджень (доручень) голови Сумської обласної державної адміністрації про вжиття заходів впливу до порушників виконавської дисципліни;
здійснює тимчасове зберігання  та оперативний пошук документів;
складає зведену номенклатуру справ апарату Сумської обласної державної адміністрації та подає її на затвердження заступника голови-керівника апарату Сумської обласної державної адміністрації;
організовує роботу з архівними документами Сумської обласної державної адміністрації відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в архів, проводить експертизу наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в Державний архів Сумської області;
здійснює функції аудиту відповідно до вимог ДСТУ ISO 9001:2009 згідно з повноваженнями;
забезпечує в установленому порядку організацію доступу до публічної інформації, розгляд, опрацювання, облік, систематизацію, аналізування, здійснення контролю за наданням відповідей на запити на інформацію, що надходять до Сумської обласної державної адміністрації, надання консультацій під час оформлення запитів;
  виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
6. Відділ має право:
здійснювати перевірки з питань, що належать до компетенції відділу та залучати, за погодженням з керівниками структурних підрозділів Сумської обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій спеціалістів  для їх проведення;
одержувати від структурних підрозділів Сумської обласної державної адміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади, районних державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи; 

повертати головним розробникам проекти розпоряджень (доручень) та інші документи, оформлені з порушеннями вимог чинної  Інструкції з діловодства в обласній державній адміністрації;
уносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції;
ініціювати скликання нарад, що належать до компетенції відділу;
уносити в межах компетенції пропозиції щодо покращення роботи Сумської обласної державної адміністрації та впровадження необхідних інструктивних документів.
7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, а також з іншими структурними підрозділами Сумської обласної державної адміністрації, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.
8. Відділ у своєму складі має сектор контролю.
Основними завданнями якого є контроль та аналіз реалізації актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів Сумської обласної ради, розпоряджень, доручень, протокольних доручень голови Сумської обласної державної адміністрації, протоколів колегії Сумської обласної державної адміністрації.
9. Відділ у своїй діяльності використовує:
печатки: «Відділ документообігу та контролю №1», «Відділ документообігу та контролю № 2», «Металева печатка № 14», «Металева печатка № 15», «Металева печатка № 18», «Металева печатка № 25», «Відділ документообігу та контролю Погоджено», «Для відряджень» «Для пакетів»;
штампи: «Вхідна кореспонденція», «Контроль», «Підлягає поверненню».
10. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільнення з посади головою Сумської обласної державної адміністрації у визначеному чинним законодавством порядку.
11. Начальник відділу:
розробляє проект Положення про відділ;
виносить пропозиції щодо призначення, звільнення працівників відділу, їх заохочення та накладення стягнень;
здійснює загальне керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
визначає завдання і розподіляє функціональні обов’язки між працівниками відділу;
подає на затвердження заступнику голови-керівнику апарату Сумської обласної державної адміністрації посадові інструкції працівників і плани роботи відділу та забезпечує їх виконання;
забезпечує перевірку виконання завдань, визначених вищими органами центральної виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голови Сумської обласної державної адміністрації;
візує  проекти розпоряджень (доручень) голови Сумської обласної державної адміністрації;
проводить щорічну оцінку виконання працівниками відділу службових обов’язків;
бере участь у засіданнях колегії Сумської обласної державної адміністрації, семінарах, нарадах, інших заходах, на яких розглядаються питання, що належать до компетенції відділу; 
проводить службові наради у відділі;
несе відповідальність за впровадження та підтримання системи управління якості у відділі у стані, який дозволяв би досягти встановлення цілей та реалізувати політику Сумської обласної державної адміністрації, забезпечував її відповідність ДСТУ ISO 9001:2009;
виконує інші обов’язки, покладені на нього заступником голови-керівником апарату Сумської обласної державної адміністрації.
12.  Завідувач сектору контролю відділу:
забезпечує організацію контрольної діяльності за станом виконання службової документації в Сумській обласній державній адміністрації;
підпорядковується безпосередньо начальнику відділу документообігу та контролю.
призначається та звільняється з посади розпорядженням голови Сумської обласної державної адміністрації  у порядку, установленому законодавством України.
13.  Працівники відділу призначаються та звільняються з посад у порядку встановленому  чинним законодавством.